Si vous souhaitez organiser un événement associatif, vous devez, selon la manifestation envisagée, faire une demande et/ou déclaration d'autorisation. Vous devez également penser à vous assurer pour l'événement concerné. Il est nécessaire de prévoir les conditions financières de la manifestation.

Déclaration et demande d'autorisation préalable

Vous devez faire une déclaration et/ou une demande d'autorisation si vous vous trouvez dans l'un des cas suivants :

• Vous organisez une manifestation, un défilé ou un rassemblement sur la voie publique
• Vous organisez une manifestation sportive sur la voie publique
• Vous souhaitez diffuser de la musique lors d'une manifestation
• Vous souhaitez tenir une buvette ou un bar
• Vous embauchez un salarié via le chèque emploi-associatif (CEA) ou occasionnellement un ou plusieurs intermittents du spectacle via le guichet unique du spectacle occasionnel (Guso)

Vous devez effectuer des démarches spécifiques si vous organisez l'une des activités suivantes :

• Loto, tombola ou loterie
• Braderie (ou foire-à-tout ou vide-grenier)
• Hébergement de mineurs sans leurs parents

Conditions de financement de la manifestation

Vous pouvez trouver des financements de différentes façons :

• En demandant une participation aux frais auprès de ceux qui souhaitent se rendre à votre événement 

• En utilisant le budget général de l'association
• En faisant un appel aux dons
• En demandant une subvention auprès d'une administration (mairie, conseil départemental ou régional,...), d'un établissement public ou d'un autre organisme chargé de la gestion d'un service public administratif
• En demandant aux bénévoles d'abandonner le remboursement de leurs frais contre un avantage fiscal (réduction d'impôt pour don)

Assurances responsabilité civile et pénale

Vous devez souscrire toutes les garanties d'assurance utiles pour couvrir les éventuels dommages et accidents qui pourraient se produire au cours de l'événement.
Les manifestations font, le plus souvent, l'objet d'un contrat spécifique. Elles ne sont pas couvertes par le contrat d'assurance habituel de l'association.

Attention

vous devez vérifier les conditions dans lesquelles vous allez utiliser ou prêter votre véhicule personnel si vous l'utilisez dans le cadre de la manifestation. Dans ce cas, vous devrez vérifier auprès de votre assureur que cet usage est bien couvert par votre contrat.

Vous devez vous informer sur les problèmes de responsabilité pénale des associations et de leurs dirigeants.